KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. Amaç ve Kapsam
Bu politika, Polymerio Emtia Elektronik Alım Satım Hizmetleri Anonim Şirketi (“Polymerio”) bünyesinde bulunan kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Bu politika, Şirket çalışanları, çalışan adayları, müşteriler, hizmet sağlayıcılar, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verileri kapsar.
2. Sorumluluk ve Görev Dağılımı
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, bu politika kapsamında belirlenen tedbirleri ve süreçleri uygulamakla yükümlüdür. Veri sorumlusu olarak Polymerio, bu süreçlerin denetimini ve koordinasyonunu sağlar.
3. Kayıt Ortamları
Kişisel veriler, aşağıdaki ortamlarda saklanabilir:
- Elektronik Ortamlar: Sunucular, yazılımlar, bulut sistemleri, veri tabanları, taşınabilir bellekler.
- Fiziksel Ortamlar: Dosya dolapları, arşiv odaları, kağıt belgeler.
4. Saklama ve İmha Açıklamaları
Saklama: Kişisel veriler, ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanır. Saklama süreleri, kişisel veri işleme envanterinde kayıtlıdır.
İmha: Kişisel verilerin işlenme amaçlarının ortadan kalkması durumunda, veriler aşağıdaki yöntemlerle imha edilir:
- Silme: Verilerin kullanıcılar tarafından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
- Yok Etme: Verilerin fiziksel olarak yok edilmesi.
- Anonimleştirme: Verilerin, kimliği belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
5. Teknik ve İdari Tedbirler
Teknik Tedbirler: Güvenlik duvarları, veri maskeleme, erişim kontrol sistemleri, şifreleme ve log kayıtlarının tutulması.
İdari Tedbirler: Politika ve prosedürlerin oluşturulması, çalışanlara yönelik eğitimler, gizlilik taahhütnameleri.
6. Saklama ve İmha Süreleri
Kişisel verilerin saklama süreleri, veri kategorisi ve işleme amaçlarına göre belirlenir. Bu süreler, düzenli olarak gözden geçirilir ve güncellenir.
| Süreç | Saklama Süresi | İmha Süresi |
|---|---|---|
| Kurul İşlemleri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sözleşmelerin Hazırlanması | Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Kurum İletişim Faaliyetlerinin İcrası | Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi | Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Log Kayıt Takip Sistemleri | 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı | Etkinliğin sona ermesini takiben 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Kamera Kayıtları | 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Periyodik imha süresi, her yıl Haziran ve Aralık aylarında gerçekleştirilir.
7. Periyodik İmha Süresi
Kişisel verilerin periyodik imha süresi 6 aydır. Bu süre sonunda, saklama süresi dolmuş veriler tespit edilerek imha edilir.
8. Politikanın Yayınlanması ve Saklanması
Bu politika, Şirketin internet sitesinde yayınlanarak tüm paydaşlara duyurulur. Politika, çalışanlar ve diğer ilgililerin erişimine açık tutulur.
9. Politikanın Yürürlüğü ve Yürürlükten Kaldırılması
Bu politika, yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve güncellenene kadar geçerli olur.
Polymerio Emtia Elektronik Alım Satım Hizmetleri Anonim Şirketi – 0732196805600001
Hamidiye Mahallesi Cendere Caddesi No: 103-2, T3 Blok, Kat: 7, Ofis: 58, 34398 Kâğıthane/İstanbul
0850 840 95 55
